Berdasarkan amanat Pasal 48 ayat (1) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, setiap lembaga pemerintahan dan swasta wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA ditetapkan oleh pemerintah daerah setalah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia.
Asistensi Ranperbup JRA
Dalam rangka pembentukan Rancangan Perbup tentang Jadwal Retensi Arsip, pada Jumat, 13 Oktober 2023, Bagian Hukum Setda Kabupaten Flores Timur melakukan fasilitasi/asistensi terhadap Rancangan Perbup dimaksud yang diprakarsai oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Flores Timur. Kegiatan ini dipandu langsung oleh Kepala Bagian Hukum, Bpk. Yordanus Hoga Daton, SH., MH dan didampingi oleh Analis Hukum Ahli Muda, Bpk. Nikolaus Deka Doren, SS., MH. Kegiatan ini juga dihadiri oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Bpk. Marianus Nobo Waton, SE., dan didampingi oleh Kepala Bidang Kearsipan dan staf.
Pada sesi pembukaan kegiatan, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyampaikan maksud pembentukan Rancangan Perbup ini dan rencana Dinas untuk mengajukan sejumlah produk hukum lain untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsinya. Bagian Hukum pada prinsipnya mendukung rencana Dinas dan siap memfasilitasi pembentukannya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Asistensi Ranperbup JRA
Pada sesi pembahasan, Kabag Hukum memberikan sejumlah catatan untuk perbaikan, antara lain mengenai proses penetapan JRA, Jenis JRA dan isi lampiran Rancangan Perbup. JRA yang hendak ditetapkan merupakan hasil usulan Perangkat Daerah yang telah divalidasi oleh Tim Kerja dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sebagai informasi bahwa saat ini Dinas telah mengajukan permohonan untuk mendapatkan persetujuan dari ANRI. Setelah persetujuan didapatkan, Bupati menetapkan Rancangan Perbup ini menjadi Peraturan Bupati ini
Pada akhir kegiatan, Kepala Bagian Hukum menghimbau Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk melakukan sosialisasi terhadap sejumlah Perbup Kearsipan yang telah ditetapkan, yaitu Kode Klasifikasi Arsip dan Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Saat ini banyak ASN pengelola kearsipan yang belum mengetahui secara jelas dan pasti terkait produk hukum daerah ini. Diharapkan agar dengan adanya Peraturan Bupati ini, penataan kearsipan di daerah semakin baik dan berkualitas.
